更新するタイミングは2箇所のみですよねぇ。
①VBからインサートする際に品名情報も一緒にセットする。
②shuさんが言っているように、accessを開くときのイベントでクエリ等を実行して更新する。

ただ、②だと開いたときのみの更新になるので、タイマーを仕込んでおき、何分置きとかで更新処理
のみ実行するよう、する必要があるかもです。

処理として効率いいのは、やはりＶＢからインサートする際に付加情報もつけてが一番いいと思われるので、現状の業務の流れ再度見直し更新タイミングを合わせるのがいいと思われます。
（業務にプログラムをあわせるのではなく、業務改善も必要なときがあるということ。）