こんにちは。

DB開発中さんがすっきりされたようなので、蛇足になってしまうかもしれませんが、


今回の一連のご質問ではDB開発中さんが、プログラムをどう作っているか十分な情報を出しておらず、アドバイスされる方々も有効なことを言いたくても言えない状況です。
しるふぃんさん
>今ひとつ内容がわかりません。
もちださん
>なんとなくやりたいことは判るのですが
しるふぃんさん
>実際の画面（フォーム）ですが、どのように作られていますか？
私
>ひょっとしてAccess 2000でしょうか？ 
しるふぃんさん
>処理の概要を人に伝えることをもう少し丁寧にしたほうがいいですよ。


多分、DB開発中さんもどんな情報を出せばよいかわからない状態なのだろうかと思っています。
VBであれば、最悪でもすべてのソースコードをコピー＆貼り付けすればなんとなく状況はわかるのですが、Accessの場合、フォームを作るところからどうやって作ったとか、重要なフォームのプロパティや、サブフォームの有無、コントロールのデータ連結などの情報がないとまともな話ができないです。
(私のAccessの知識はAccess2003時代のものですが…)

が、だからと言ってこういった情報をもらさず書き込もうとするときっと膨大な量になってしまうでしょう。
こういう場合は、質問者の方で工夫が必要です。
掲示板ではなく、身近にいる人に聞ければ一番いいんですけどね。